Facturaciones y Vencimientos es la Aplicación Comercial para solucionar a cualquier Persona Física o Entidad Financiera sus necesidades internas, relacionadas con su gestión de facturas y el cobro o pago de las mismas, y externas con la creación de los formularios de facturas para la presentación a sus clientes y generando los resúmenes de los modelos de impuestos necesarios para su tramitación en la Agencia Tributaria. Preparada para uso profesional (Asesorías o Gestorías) y particular (Personas o Entidades).

• Cualquier tipo de Sociedad o Persona Física, para llevar la gestión comercial y fiscal de la actividad que desarrolla, facturación emitida, recibida, gestión de empleados, control de pagos a proveedores, a empleados y cobros a clientes.
• Asesorías o Gestorías que, debido a su actividad profesional, se dedican a llevar la gestión comercial de terceros y presentan los resultados a sus clientes.

Para empezar a utilizar la aplicación se debe tener conocimientos de Windows para poder ejecutarla, cuando instala la aplicación se crea un icono en el escritorio, que pulsándolo la ejecuta. Para la introducción de datos deberá tener:

• Conocimientos básicos de la gestión de una empresa.
• Conocimientos mercantiles de las gestiones con los bancos para su introducción en la aplicación y crear correctamente los cobros y pagos.
• Conocimientos contables para la codificación del traspaso, saber que las cuentas de proveedores empiezan con 40000, los acreedores con 41000, los clientes con 43000, los bancos con 57200, las cajas con 57000, los gastos con 6 y los ingresos con 7.
• Conocimientos básicos de programas de diseño. Crear y modificar ficheros JPG para adaptar los prefijados por los reales de su actividad.

Facturaciones y Vencimientos está desarrollada para poder introducir 100.000 Personas o Entidades diferentes, para cada una crea una carpeta y en ella las bases necesarias para la introducción de los datos de todos sus ejercicios, esto posibilita que en la obtención de informes se pueda solicitar los datos de más de un ejercicio, aunque siempre se trabaja sobre una Persona o Entidad y un ejercicio.

Se necesita tener instalado:

• Excel, porque los listados se emiten en Hoja Excel y para su elaboración es necesario tenerla instalada.
• Word, porque hay Datos donde el formato de salida es un documento Doc.
• Acrobat Reader, para poder visualizar los listados y modelos Oficiales que se emitan en Archivo PDF.
• Si se emiten los impresos por Telemática, deberá tener conexión a internet y un explorador, ya que abre automáticamente la página donde introducir el modelo.

Existen muchas formas de gestionar la facturación y cada Persona o Entidad escoge la que más se adapta a sus necesidades. Aunque existan infinidad de formas se pueden definir dentro de unos patrones. Hemos creado una aplicación que engloba cada vez más de esos patrones y se adapta, cada día que pasa, a más formas de facturar. Nuestra filosofía es la de realizar una aplicación que englobe todas las posibles formas de facturar para hacerlo más versátil y no realizar muchas específicas, que hace la de un determinado sector y no para el resto.

Facturaciones y Vencimientos es la aplicación donde podrán llevar la gestión comercial de todas las Personas o Entidades que tengan una o varias actividades, incluso si tienen varias formas de facturar. De esta forma no deben tener más de una aplicación para realizarlo y es la mejor solución para las Asesorías o Gestorías que realizan facturaciones a terceros.

Para poder realizarlo, nuestra aplicación, engloba muchos de los patrones, puede gestionar la facturación de las Personas o Entidades que lo realicen por los métodos más sencillos, hasta algunos que sean bastante específicos.

Para que la Obtención de Resultados sea más eficaz y sencilla, el comienzo de la Introducción de Datos es lo más importante y debe:

• Introducir las actividades que tiene la Persona o Entidad y sus peculiaridades, determinar los porcentajes del I.V.A., del Recargo de Equivalencia y de Retenciones, si los Impuestos están incluidos o no, tanto para Ingresos como para Gastos y la cantidad de decimales que desea para los Precios de 2 a 7 y para Unidades de 0 a 2.
• Series de facturación, que son las diferentes numeraciones que tiene la actividad, lo más habitual es tener dos, una para las facturación emitida y otra para las devoluciones, aunque se pueden llevar todas las que se desee.
• Centros de trabajo, que son los lugares donde se desarrolla la actividad, aunque se pueden introducir todos los necesarios lo más habitual es que se tenga solo uno.
• Crear las bases de datos de Clientes, Proveedores, Bancos, Empleados y Conceptos, todas estas bases son comunes a todas las actividades, series y centros de trabajo, por lo que la codificación será muy importante.
• Una vez introducido correctamente, lo anterior empezar con la facturación, seleccionar los apartados necesarios y tener en cuenta que siempre se podrá modificar lo anterior.

Puede introducir los datos de múltiples maneras:

• Por Movimientos. Son las líneas de las facturas, agrupándolos posteriormente en albaranes o facturas, este tipo de facturación la tienen todas aquellas Personas o Entidades que realizan trabajos y solo facturan una vez al mes o cada cierto tiempo.
• Por albaranes. Hay Personas o Entidades que reparten materiales y dejan un documento (el albarán) como indicativo de las entregas y posteriormente lo facturan o engloban varios en una factura.
• Por Facturas. Este tipo de facturación es la más generalizada actualmente, elabora directamente la factura cuando se realiza un trabajo o vende un material. Existen dos opciones dentro de la aplicación para introducir las facturas: la que cuando se realiza solicita todos los datos tanto de clientes como de conceptos y otras, que bajo el epígrafe de Comercios, agiliza la introducción de datos por estar orientados a las necesidades de estos establecimientos.
• Puede crear Presupuestos, Facturas Proforma, Envíos, Arreglos o Averías y posteriormente facturarlos enteros o en varias facturas.

En esta opción están incluidas tres gestiones especificas para la facturación:

• TPV o Punto de Venta. Gestiona la facturación de todo tipo de comercio cara al publico, realiza tiques o facturas y elabora un resumen con las ventas del día desglosando todos los conceptos y formas de pago.
• Restaurantes. Gestiona de forma particular la facturación de todo tipo de restaurantes contiene: reservas, puede introducirse todas las mesas que desee, elabora tiques y facturas y emite un resumen del día desglosando todos los conceptos y formas de pago.
• Hoteles. Gestiona de forma particular la facturación de hoteles, moteles y hostales, contiene reservas, puede introducirse todas las habitaciones que desee, puede incluir facturas a una habitación generadas en Punto de Venta o Restaurante y emite un resumen de ocupación.

La codificación de Clientes Proveedores, Conceptos, Actividades, Bancos y demás Tablas es libre y para facilitar la introducción de datos se crearon ayudas, para utilizarlas debe poner el carácter “+” al principio del campo que le solicita y pulsar ENTER, también si aparece un botón con “?” realiza lo mismo, si aparece la ventana solicitando uno o más campos, sólo hay que introducir uno y basta con parte, ya que a continuación presenta una relación, siendo primero el que contenga los caracteres introducidos y están ordenados por el campo, si no aparece la ventana comentada va directamente a la relación presentando el primero o el dato que exista en el campo.

Si se introduce un código que no existe en la base, da la posibilidad de crearlo sin tener que salir de la opción en que está.

Los Módulos Adicionales son parte de la aplicación que hacen la introducción de datos más sencilla:

Módulo PDA. Introduce en cualquier PDA, que contenga el sistema operativo Windows Movile 5 ó 6, una aplicación para introducir:

• Movimientos, Albaranes o Facturas a Clientes.
• Albaranes o Facturas de Proveedores.
• Pagos de Proveedores y Cobros a Clientes.
• Y poder desplazarse del Centro de Trabajo e ir visitando a clientes o proveedores realizando las operaciones necesarias y con la opción de toma de datos introducirlos en las bases de la aplicación.

Tarificaciones. Crea una serie de combinaciones de Clientes y Conceptos para realizar automáticamente movimientos de Ingresos o directamente facturas, es muy útil para aquellas Personas o Entidades que tienen que facturar todos los meses lo mismo.

Procesos de Elaboración. Realiza una tabla con una serie de conceptos y las cantidades necesarias para crear productos, con esta información da de alta la cantidad en los productos elaborados y de baja en las materias primas.

Tarifas. Crea una serie de Tablas con los precios de Venta o Compra diferentes a los de la Base de Conceptos para poder tener varios precios y poder elegir el correcto sin saberlo de memoria. También se puede crear Tarifas a un determnado cliente o Proveedor.

Descuentos. Crea una serie de Tablas con Descuentos que se pueden aplicar automática o manualmente en el documento que se esté creando, pueden ser de cabecera que se aplican a todas las líneas o de línea que se aplica a una determinada. En cada docuemento se pueden iintroducir hasta cuatro diferentes descuentos de cabecera y después en cada línea otros tres. Se pueden crear Descuentos particulares a Clientes, Proveedores o Conceptos.

Ofertas o Descuentos. Crea una serie de Tablas con descuentos temporales a determinados Conceptos.

Realiza:

• Facturación Emitida en impreso factura o en formato eFactura 3.2, tique o recibo y también en la Norma bancaria 19 de recibos domiciliados, se pueden emitir tantas veces como se desee y varios formatos. Imprime Pedidos, Albaranes y Presupuestos. Todos estos modelos tienen un diseño donde se puede modificar la posición de todos los campos, si aparecen o no, y si usamos una imagen de fondo o un papel preimpreso.
• Facturación Recibida, facturas que se tienen que hacer a personas físicas que no estén dados de alta, por ejemplo; pequeñas explotaciones ganaderas cuando venden sus crías.
• La impresión de la Relación Bancaria por si fuera necesaria adjuntar con la Norma 19 al entregar en el banco.
• La impresión no oficial de modelos: 303 trimestral o mensual del I.V.A. y 347 anual de operaciones con terceros, para su gestión y posterior presentación en la Agencia Tributaria.
• Los Libros oficiales del I.V.A. y Retenciones.
• Un Resumen de retenciones de Clientes o Proveedores.
• La impresión no oficial de los impuestos indirectos que ha tenido en un periodo determinado.

Si por cualquier motivo se desea cambiar el código de cualquier cliente, proveedor o concepto, para utilizar el actual para otra cosa, para recolocarlo o poder corregir los posibles errores en dichos campos, existe una opción determinada, ya que es una tarea que requiere un tratamiento especial por la cantidad de bases en que está introducido este dato.

El programa realiza un traspaso a la aplicación Fiscal y Contable introduciendo todos los Asientos de Ingresos de las Facturas Emitidas, Asientos de Gastos de las Facturas Recibidas, sus correspondientes Asientos en el Diario, los Asientos de Diario de Pagos a Proveedores, a Empleados y los de Cobro de Clientes. Este traspaso puede ser directo si Contabilidad y Estimaciones está en el mismo ordenador o red local o a un medio físico, como un disco o un Pen-Drive, para su posterior introducción mediante la opción que existe en la Aplicación.

Tiene la posibilidad de realizar movimientos de datos de varias formas:

• Copia de seguridad: crea un archivo con los datos de todos los ficheros de la Persona o Entidad activa o de todas las de la aplicación, también existe la recuperación de esos datos mediante el Volcado de Copia. Puede servir para la generación de una Copia de seguridad o para trasportar de un ordenador a otro una Persona o Entidad.
• Copia de Persona o Entidad: realiza una copia de la Persona o Entidad en otro número, por ejemplo la Persona o Entidad número 00001 la copiamos en la 00002 y podemos copiar todos los datos, o solo los generales. Puede servir para crear un punto de restauración en una Persona o Entidad o para empezar con otra si tiene un plan contable similar.

• Procesador Intel 486 o superior, también en AMD o similar.
• 512 Gb de memoria RAM o más.
• En vacío 150 Mb de HD disponible y para cada Persona o Entidad en vacío unos 20 Mb.
• Resolución pantalla 800 x 600 píxeles o superior, aunque también funciona en inferiores pero la calidad visual de ciertas opciones no sea perfecta.
• Sistema Operativo Windows en sus versiones XP, Vista, Server 2008 ó 2003, 7, 8 y 10.
• Conexión a Internet.
• Explorador de Internet, Internet Explorer, Mozilla u otro similar.
• Microsoft Office. Sólo utiliza Word y Excel y la versión 2003 o superior.
• Adobe Acrobat Reader o similar, un visor de documentos PDF y que permita su impresión.

Todos estos requisitos pueden ser inferiores pero para un funcionamiento fluido son los que se podrían considerar como indispensables, siempre que se disponga de algo superior ayudará a la rapidez de la aplicación.